Используемые документы, пояснение

Скопирую сюда текст из одного из файлов техзадания к базе данных. "Документы", используемые в работе:

Карточка контрагента – при появлении контрагента составляется Карточка, в которую вносятся параметры работы с контрагентом (какие виды отходов или вторсырья он хочет вывозить или потреблять, какие для этого требуются контейнеры и другое оборудование и т.д.). На основании базовых расценок в Карточке автоматически формируется бюджет для этого контрагента. Если бюджет «плюсовой», принимается решение работать с этим контрагентом и ему составляется коммерческое предложение.

Договор – на основании Карточки, если с контрагентом достигнута договорённость, составляется договор, в котором прописываются общие условия работы, а к договору заключаются дополнительные соглашение, в которых уже конкретика.

Контрагенты бывают нескольких типов (соответственно, и Договоры подразделяются на эти типы):

- Заказчики – контрагенты, которые заказывают у нас услуги по перевозке.

- Потребители – контрагенты, которые принимают у нас отходы.

- Продавцы – контрагенты, которые продают нам вторсырье (обычно заказчики являются и продавцами)

- Покупатели – контрагенты, которые покупают у нас вторсырье

- Перевозчики – обычно частники-водители со своим транспортом, которым мы отдаем часть заявок на перевозку.

В допсоглашениях к договорам прописывается конкретика условий:

- объекты (точки, площадки) – места, откуда мы вывозим отходы или вторсырье (у заказчиков или продавцов), а также места, куда мы вывозим отходы или вторсырье (у потребителей или покупателей. У одного контрагента может быть много объектов, точек, площадок. Бывает и так, что контрагент может являться для нас одновременно и покупателем, и продавцом, и перевозчиком (если, например, покупает у нас вторсырье и сам его вывозит – это покупатель-перевозчик, с ним заключены соответствующие договоры).

- виды отходов и вторсырья, которые мы будем вывозить/привозить из/в объект.

- цены, соответственно.

Заявка – на основании введенных договоров можно ввести заявку на вывоз отходов/вторсырья. В заявке указывается желаемая заказчиком дата вывоза, время, объект, вид отходов, тип контейнера, количество отходов/контейнеров, примечания.

Рейс – автомобиль + водитель + маршрут из заявок на вывоз. При распределении принятых заявок создаются рейсы: выбирается машина, которая будет работать, дата и время её работы, указывается водитель, который будет на ней работать и прикрепляются заявки, которые он будет выполнять. Распределение происходит на данный момент вручную, с учетом указанных заказчиком даты и времени вывоза, технических особенностей автомобилей (не все одинаковые). К каждой заявке определяется вручную место размещения, куда будут вывезены отходы или вторсырье по заявке. Если это отходы, то выбирается подходящая свалка, если вторсырье –подходящая площадка приёма этого вторсырья. Здесь тоже комплекс параметров, по которым определяется, куда повезем (в зависимости от того, что это конкретно за отходы или вторсырье, есть ли у нас талоны-пропуска на соответствующую свалку, есть ли в плане поставки указание о сдаче данного вторсырья конкретному покупателю).

Отметка о прибытии – по мере выполнения заявки проставляется отметка о её выполнении в виде: время прибытия/убытия, количество забранных и выгруженных отходов/вторсырья (со слов водителя, так называемый «неподтверждённый объем»), номер поставленного и номер забранного контейнеров. Вручную на данный момент.

Сверка – на данном этапе происходит сверка по объемам вывезенных и поставленных отходов/вторсырья и проставляется уже сверенный объем («объем по сверке»).

Талон – подтверждающий документ по каждой осуществленной ходке, в котором указан объект, дата, время, количество поставленных или забранных отходов или вторсырья, в котором стоит оригинал подписей и печатей принимающей-сдающей сторон. Объем, указанный в талоне – самый верный («подтверждённый объем»). Скан талона прикрепляется к соответствующей ходке, из него проставляется «подтверждённый объем», происходит «передача документа» конечному сотруднику для выставления счетов. «Передачей» называется смена «владельца» документа в базе (т.е. не физически, а именно виртуальное владение, назначение того, кто проверяет документ и закрывает ходку. После передачи документа конечный ответственный его проверяет и «принимает», если все верно. Если не все верно, «передает» обратно на исправление или доработку.

После того, как все ходки закрыты (по цепочке: заявка-маршрут-отметка о прибытии-сверка-передача талона-приёмка талона), 1 раз в месяц выставляются закрывающие документы на оказанный объем услуг.