Памятка по работе с аксесс (для диспетчеров)

ПАМЯТКА ПО РАБОТЕ С БАЗОЙ ДАННЫХ

Основные понятия

Виды отходов:

ТБО - твёрдые бытовые отходы - бытовой мусор, отходы потребления, образующиеся в бытовых условиях в результате жизнедеятельности населения. Вывозятся на полигон (свалку).

СТР - строительные отходы – отходы, образующиеся в процессе сноса, разборки, реконструкции, ремонта (в т.ч. капитального) или строительства зданий, сооружений. Вывозятся на полигон (свалку).

Опасные отходы - люминесцентные лампы, отработанные масла, батарейки, жиры, смолы, кислоты и пр. - вывозятся в особом порядке в специальные организации, занимающиеся обезвреживанием таких отходов.

Биоотходы - особо опасные биологические отходы животного происхождения: испорченные продукты питания, трупы животных, медицинские отходы и т.д. Вывозятся в особом порядке, подразумевающем очень строгий контроль веса при перевозке, т.к. очень опасны. Утилизируются путем сжигания, либо захоронения.

ВТР - вторичное сырье - отходы, которые могут быть переработаны:

Макулатура (кипа) - картон, бумага, спрессованные в кипу, может вывозиться отдельными кипами, либо в контейнере.

Макулатура (навал) - картон, бумага, вывозятся спрессованными в пресс-компакторе.

Плёнка (кипа) - полиэтиленовая плёнка, спрессованная в кипу, вывозится отдельными кипами в малотоннажном автомобиле.

Плёнка (навал) - полиэтиленовая плёнка в мешках, вывозится малотоннажными автомобилями.

Сигаретные коробки, лом металлов, бумажные отходы риппера, пластиковые ящики, полиэтиленовая тара, мешки биг-бэги, пластиковые втулки и т.д. - прочие виды вторсырья.

Банановые коробки - более качественные и плотные коробки, чем из-под других товаров, поэтому вывозятся и сдаются заготовителям отдельно. Складываются и вывозятся стопками.

и другие...

Контейнеры

0,75 м3

6 м3

20 м3

27 м3

и другие...

ПК-30, ПК-24, ПК-20 - пресс-компактор - представляет устройство из двух основных частей – накопительного контейнера и пресса. Утилизируемое сырье помещается сортировщиком в пресс и после уплотнения попадает в компактор (контейнер). При перевозке пресс отсоединяется от контейнера, контейнер вывозится, а к прессу может быть присоединен другой компактор.

и другие...

Прочее

Талон – документ, подтверждающий факт вывоза строительных и бытовых отходов. В Талоне указывается наименование объекта, номер транспортного средства, объем вывоза (в м3), дата вывоза, ставится печать (штамп) Заказчика и подписи ответственных лиц Заказчика и Подрядчика.

Заготовитель - организация, занимающаяся покупкой вторичного сырья.

Работа с базой данных

Ввод заявки

Вкладка "Заявки"

При получении заявки на вывоз отходов от заказчика вводим её в этой вкладке.

Контрагент - наименование заказчика.

Объект - наименование объекта.

Жел. дата - желаемая дата вывоза, которую заказчик указывает в заявке.

От и до - желаемое время вывоза, которое заказчик указывает в заявке.

Отход - наименование отхода, который будет вывозиться.

Контейнер - тип контейнера, в котором будем вывозить. Если отходы вывозятся поштучно или в малотоннажном автомобиле (Газель, Валдай), тип контейнера не указывается.

Кол-во - количество отходов, подлежащих вывозу, при этом:

1. Если в графе "Контейнер" указан тип контейнера (ТБО, макулатура (кипа) в контейнерах, макулатура(навал) в пресс-компакторах), то в "Кол-во" вносится количество контейнеров.

2. Если в графе "Контейнер" не указан тип контейнера (ВТР), то в "Кол-во" вносится количество штук, например:

- Все, что в кипе - количество штук (кип)

- Пластиковые ящики (навал) - количество штук (ящиков)

- Плёнка (навал) - количество штук (мешков)

- Банановые коробки - количество штук

- Картонные лотки - количество штук

- Пластиковые поддоны - количество штук

3. Если в графе "Контейнер" указан тип контейнера "Самосвал", то в "Кол-во" вносится количество самосвалов, указанное в заявке, либо, если не указано, то вносится "1". По факту вывоза обязательно уточняем фактическое количество самосвалов и при указании отметки о прибытии исправляем "Кол-во" на верное значение.

Примечание - указывается в случае необходимости.

После ввода и проверки всех данных нажимаем "Добавить".

После того, как заявка добавлена, она появляется в поле ниже ввода заявки, а так же у старшего диспетчера в списке неназначенных заявок (заявок, по которым не определена дата вывоза и водитель). Старший диспетчер распределяет заявки по водителям, после чего список маршрутов появляется у диспетчера во вкладке "Отметка о прибытии".

Отметка о прибытии

Вкладка "Отметка о прибытии"

Вкладка "Отметка о прибытии" позволяет отметить факт выполнения заявки, время выполнения, объем оказанных услуг.

Выбираем регион и дату (предполагаемую дату вывоза, на которую назначена заявка).

Выбираем маршрут (водителя).

Справа от списка маршрутов, запланированных на выбранную дату, при выборе водителя отображаются все заявки, запланированные на данного водителя.

Находим необходимую заявку, нажимаем "Поставить отметку".

В появившемся окне отметки указываем:

Прибыл - точное фактическое время прибытия водителя на объект.

Контейнер поставил - тип и инвентарный номер поставленного контейнера.

Контейнер забрал - тип и инвентарный номер забранного контейнера.

При необходимости меняем тип контейнера и количество (если они отличаются от указанных в заявке), указываем объем вывоза.

Внимание! Отметка проставляется один раз и не может быть изменена. Отметку необходимо проставлять в кратчайшие возможные сроки после осуществления вывоза и очень внимательно.

Если вы не уверены, что вывоз действительно был осуществлен, не ставьте отметку, уточните.

Для наёмных водителей и самовывоза отметка ставится только на пункте маршрута, с которого осуществляется вывоз. Так как время прибытия наёмного водителя в пункт утилизации нам не принципиально, здесь отметка ставится программой автоматически.

Как правильно вносить информацию в графу "Неподтверждённый объем" (Н/п объем):

1. Для ТБО, а также для типа контейнера "самосвал" - всегда м3

2. Для ВТР - всегда Т (тонны, не килограммы: 150 килограмм - это 0,150 тонны), кроме:

- Банановые коробки, картонные лотки, пластиковые поддоны - всегда в штуках.

3. Для вида контейнера "погрузчик" - в объемах указывается "0", в примечании указывается количество отработанных часов.

Мониторинг

Вкладка "Лимиты"

Во вкладке "Лимиты" осуществляется контроль за лимитами вывозов и статусом заявок.

У некоторых из наших объектов установлены лимиты на вывоз отходов в месяц. При приёме заявки (особенно во второй половине месяца) диспетчер обязательно проверяем, не превысил ли заказчик свои лимиты на текущий месяц. Если лимит приближается к нулю, необходимо сообщить об этом заказчику и менеджеру коммерческого отдела, который занимается этим заказчиком. Принимать заявки, превышающие лимит, можно только после того, как менеджер согласует с заказчиком вывоз сверх лимита.

В разделе «Установка лимитов» ответственный может увеличить, либо уменьшить лимиты по конкретному объекту.

Распределение заявок

Вкладка «Маршруты» позволяет создавать и редактировать маршруты водителей.

Выбираем дату рейса, на которую хотим запланировать маршрут.

Добавляем водителя, на которого будем назначать заявки, в верхнем поле.

В поле «Неназначенные заявки» находим заявку, которую хотим назначить на водителя и нажимаем «Назначить». Заявка попадает в поле «Маршрут водителя». Когда она туда попала, необходимо выбрать место размещения, где водитель будет разгружаться. Нажимаем «Добавить точку», выбираем в появившемся окне вид отхода «пункт назначения», где он будет разгружен, время, когда планируется прибытие в «пункт назначения». Ниже заявки в «Маршруте водителя» появляется место размещения.

Если заявка ошибочно назначена, ее можно снять с водителя, нажав кнопку «Удалить».

Ввод объемов

Во вкладке «Объемы» отображаются все выполненные заявки (заявки, по которым стоит «отметка о прибытии»). При постановке «отметки о прибытии» диспетчер вводит «неподтвержденный объем» (со слов перевозчика).

Далее, в зависимости от вида отходов, оператор (по «отходам») или менеджер ВТР (по «вторсырью») вводит «объем по сверке» и «объем по талону» (формулировка «по талону» подразумевает объем по оригиналу одного из принятых первичных документов – талону, акту, накладной и т.д.).

Для этого в левой верхней части ответственный вводит данные в ячейки «объем по сверке», «объем по талону», № документа, примечание (если необходимо) и нажимает кнопку «внести изменения».

Объемы вводятся один раз, исправить их нельзя.

Вложение и передача документов

Также во вкладке «Объемы» осуществляется вложение сканов документов и их «движение».

Выбрав строчку нужной заявки и нажав кнопки «+ вложение», можно прикрепить к выбранной ходке соответствующий ей скан документа. По нажатию кнопки «просмотр» можно открыть, просмотреть, удалить вложенное изображение.

Ответственный за получение или приёмку конкретного документа выбирается при нажатии кнопки «передать талон» (во всплывающем окне выбирается дата передачи и ответственный «владелец»).

После того, как документ «передан» владельцу, он может либо «принять талон», нажав соответствующую кнопку, либо «передать талон» обратно, обязательно указав причину возврата из выпадающего списка.

Переработка отходов

Если местом размещения для ходки указывается собственная «База», значит, вывезенные отходы или вторсырье временно привезутся на базу. После этого у них есть три пути:

1. Если, например, отходы были привезены временно из-за закрытия полигона, а на следующий день в этом же виде отвезены, то во вкладке «Переработка» выбирается функция «отправить», и программа автоматически создает заявку с привезенным видом отхода или вторсырья с начальным пунктом «База». После прохождения этой заявки, она автоматически «склеивается» с первоначальной заявкой на вывоз этого отхода или вторсырья с объекта заказчика на «Базу».

2. Если отходы или вторсырье используются для собственных целей или утилизируются на «Базе», выбирается функция «Утилизировать», в результате чего заявка становится выполненной и окончательным местом размещения остается «База».

3. Если отходы или вторсырье на «Базе» сортируются, либо перерабатываются, в результате чего из одних видов отходов или вторсырья получаются другие, выбирается функция «Переработать», указывается, что и сколько получилось из привезенного отхода или вторсырья. Переработанное вторсырье отображается в правой колонке «Переработанные отходы». При планировании вывоза этих отходов с «Базы» необходимо выбрать нужные виды отходов или вторсырья и нажать «Отправить». При этом формируется заявка с начальным пунктом «База».

Ввод договоров и просмотр условий

Во вкладке «Договора» вводятся заключенные договоры с контрагентами нескольких типов:

1. Заказчики – контрагенты, от которых мы вывозим отходы и вторсырье, иными словами – которым мы оказываем услуги по аренде техники, вывозу и утилизации.
2. Потребители – контрагенты, которые принимают наши отходы и вторсырье (полигоны для отходов, заготовители-переработчики вторсырья).

Сами договоры тоже могут быть нескольких типов:

1. Вывоз и размещение – договор, на основании которого мы вывозим и утилизируем отходы от заказчика

2. Купля-продажа – договор, на основании которого мы покупаем у контрагента вторсырье и продаем его заготовителю.

3. Аренда техники – договор, на основании которого мы сдаем в аренду технику

4. Экологическое сопровождение – договор, на основании которого мы оказываем услуги по разработке экологической документации

И другие

Теоретически (и практически) один и тот же контрагент может быть и заказчиком, и потребителем, и продавцом вторсырья, и покупателем вторсырья и т.п.

Введенные данные об объектах заказчика (места вывоза отходов и вторсырья) и объектах заготовителей (площадки размещения отходов или вторсырья) в действующие договоры отображаются при вводе заявки. Т.е. можно ввести заявку на конкретный объект и вид отходов только в случае, если существует действующий договор на этот объект и на этот вид отходов.

Условия введенного договора можно просмотреть через вкладку «Контрагенты».

Вкладка «Все заявки»

В разделе "Все заявки" отображаются все заявки, вне зависимости от их статуса (выполнена, не выполнена, отменена, удалена, не назначена и т.д.).

С помощью так называемых «подтаблиц» можно увидеть «маршрут», по которому выполнялась заявка (необходимо выбрать подтаблицу «маршрут» и нажать «+» возле кода интересующей заявки.

Выбрав подтаблицу «талоны» можно увидеть историю передачи и возврата талона.

Здесь также можно просмотреть историю ввода данных по заявке, выбрав интересующую ходку и нажав кнопку «История».

Ввод справочников

В основном справочники (контрагентов, объектов…) вводятся при непосредственном вводе договоров, но некоторые справочники необходимо вводить отдельно, например, справочник водителей, видов отходов, машин:

Отчётность

Отчётность в базе данных реализована вкладками «Вывоз» и «Размещение.

Во вкладке «Вывоз» можно увидеть сводную информацию о количестве вывезенных отходов и вторсырья за выбранный период времени.

Во вкладке «Размещение» отображается сводная информация о количестве размещенных отходов и вторсырья по потребителям за период времени.