Скриншот приложу позже.

В этой форме диспетчер видит все маршруты на выбранную дату и заявки по этому маршруту. По мере выполнения заявок диспетчер проставляет отметки о прибытии (фактическое время выполнения - это самый главный показатель, что заявка выполнена, неподтвержденный объем - кроме очень редких случаев, а также какой контейнер водитель забрал и какой поставил - для инвентаризационных целей учета контейнеров).

Нужно учесть, что в дальнейшем у нас должна быть настроена привязка проставления отметок к желаемому времени выполнения заявки и к фактическому времени выполнения.

Например, если заявка по планируемому времени, которое установил старший диспетчер (при составлении маршрута) уже должна быть выполнена, диспетчер должен видеть уведомления - "Эй, диспетчер, заявка выполнена или нет? Позвони-ка водителю" (это условно).

Или другой пример - мы требуем, чтобы диспетчер сразу проставлял отметки о прибытии, как только водитель выполнил заявку, если диспетчер проставляет фактическое время выполнения намного (на час, на два, на три и тд) позже, чем была выполнена заявка, он должен получить, как минимум, Ай-яй-яй от БД.

Скриншоты приложу позже.

Раздел в котором менеджеры могут просмотреть условия договоров/допсоглашений по своим контрагентам (каждый менеджер назначен ответственным за свой перечень контрагентов).

Скриншоты приложу позже.

В этих разделах можно просмотреть общий объем вывоза (либо размещения) за выбранный период, по каждому объекту, по каждому виду отхода, либо в сумме.

Обязательно нужен в новой БД.

Скриншот приложу позже.

Чем удобна: можно просмотреть все заявки в одном месте (настроив для себя все необходимые поля), отсортировать по любому из полей, просмотреть Историю каждой заявки (маршрут по ней), движение талона по ней (изменение владельцев талонов, возвраты талонов).

Такой функционал также нужен и в новой БД

ПАМЯТКА ПО РАБОТЕ С БАЗОЙ ДАННЫХ

Основные понятия

Виды отходов:

ТБО - твёрдые бытовые отходы - бытовой мусор, отходы потребления, образующиеся в бытовых условиях в результате жизнедеятельности населения. Вывозятся на полигон (свалку).

СТР - строительные отходы – отходы, образующиеся в процессе сноса, разборки, реконструкции, ремонта (в т.ч. капитального) или строительства зданий, сооружений. Вывозятся на полигон (свалку).

Опасные отходы - люминесцентные лампы, отработанные масла, батарейки, жиры, смолы, кислоты и пр. - вывозятся в особом порядке в специальные организации, занимающиеся обезвреживанием таких отходов.

Биоотходы - особо опасные биологические отходы животного происхождения: испорченные продукты питания, трупы животных, медицинские отходы и т.д. Вывозятся в особом порядке, подразумевающем очень строгий контроль веса при перевозке, т.к. очень опасны. Утилизируются путем сжигания, либо захоронения.

ВТР - вторичное сырье - отходы, которые могут быть переработаны:

Макулатура (кипа) - картон, бумага, спрессованные в кипу, может вывозиться отдельными кипами, либо в контейнере.

Макулатура (навал) - картон, бумага, вывозятся спрессованными в пресс-компакторе.

Плёнка (кипа) - полиэтиленовая плёнка, спрессованная в кипу, вывозится отдельными кипами в малотоннажном автомобиле.

Плёнка (навал) - полиэтиленовая плёнка в мешках, вывозится малотоннажными автомобилями.

Сигаретные коробки, лом металлов, бумажные отходы риппера, пластиковые ящики, полиэтиленовая тара, мешки биг-бэги, пластиковые втулки и т.д. - прочие виды вторсырья.

Банановые коробки - более качественные и плотные коробки, чем из-под других товаров, поэтому вывозятся и сдаются заготовителям отдельно. Складываются и вывозятся стопками.

и другие...

Контейнеры

0,75 м3

6 м3

20 м3

27 м3

и другие...

ПК-30, ПК-24, ПК-20 - пресс-компактор - представляет устройство из двух основных частей – накопительного контейнера и пресса. Утилизируемое сырье помещается сортировщиком в пресс и после уплотнения попадает в компактор (контейнер). При перевозке пресс отсоединяется от контейнера, контейнер вывозится, а к прессу может быть присоединен другой компактор.

и другие...

Прочее

Талон – документ, подтверждающий факт вывоза строительных и бытовых отходов. В Талоне указывается наименование объекта, номер транспортного средства, объем вывоза (в м3), дата вывоза, ставится печать (штамп) Заказчика и подписи ответственных лиц Заказчика и Подрядчика.

Заготовитель - организация, занимающаяся покупкой вторичного сырья.

Работа с базой данных

Ввод заявки

Вкладка "Заявки"

При получении заявки на вывоз отходов от заказчика вводим её в этой вкладке.

Контрагент - наименование заказчика.

Объект - наименование объекта.

Жел. дата - желаемая дата вывоза, которую заказчик указывает в заявке.

От и до - желаемое время вывоза, которое заказчик указывает в заявке.

Отход - наименование отхода, который будет вывозиться.

Контейнер - тип контейнера, в котором будем вывозить. Если отходы вывозятся поштучно или в малотоннажном автомобиле (Газель, Валдай), тип контейнера не указывается.

Кол-во - количество отходов, подлежащих вывозу, при этом:

1. Если в графе "Контейнер" указан тип контейнера (ТБО, макулатура (кипа) в контейнерах, макулатура(навал) в пресс-компакторах), то в "Кол-во" вносится количество контейнеров.

2. Если в графе "Контейнер" не указан тип контейнера (ВТР), то в "Кол-во" вносится количество штук, например:

- Все, что в кипе - количество штук (кип)

- Пластиковые ящики (навал) - количество штук (ящиков)

- Плёнка (навал) - количество штук (мешков)

- Банановые коробки - количество штук

- Картонные лотки - количество штук

- Пластиковые поддоны - количество штук

3. Если в графе "Контейнер" указан тип контейнера "Самосвал", то в "Кол-во" вносится количество самосвалов, указанное в заявке, либо, если не указано, то вносится "1". По факту вывоза обязательно уточняем фактическое количество самосвалов и при указании отметки о прибытии исправляем "Кол-во" на верное значение.

Примечание - указывается в случае необходимости.

После ввода и проверки всех данных нажимаем "Добавить".

После того, как заявка добавлена, она появляется в поле ниже ввода заявки, а так же у старшего диспетчера в списке неназначенных заявок (заявок, по которым не определена дата вывоза и водитель). Старший диспетчер распределяет заявки по водителям, после чего список маршрутов появляется у диспетчера во вкладке "Отметка о прибытии".

Отметка о прибытии

Вкладка "Отметка о прибытии"

Вкладка "Отметка о прибытии" позволяет отметить факт выполнения заявки, время выполнения, объем оказанных услуг.

Выбираем регион и дату (предполагаемую дату вывоза, на которую назначена заявка).

Выбираем маршрут (водителя).

Справа от списка маршрутов, запланированных на выбранную дату, при выборе водителя отображаются все заявки, запланированные на данного водителя.

Находим необходимую заявку, нажимаем "Поставить отметку".

В появившемся окне отметки указываем:

Прибыл - точное фактическое время прибытия водителя на объект.

Контейнер поставил - тип и инвентарный номер поставленного контейнера.

Контейнер забрал - тип и инвентарный номер забранного контейнера.

При необходимости меняем тип контейнера и количество (если они отличаются от указанных в заявке), указываем объем вывоза.

Внимание! Отметка проставляется один раз и не может быть изменена. Отметку необходимо проставлять в кратчайшие возможные сроки после осуществления вывоза и очень внимательно.

Если вы не уверены, что вывоз действительно был осуществлен, не ставьте отметку, уточните.

Для наёмных водителей и самовывоза отметка ставится только на пункте маршрута, с которого осуществляется вывоз. Так как время прибытия наёмного водителя в пункт утилизации нам не принципиально, здесь отметка ставится программой автоматически.

Как правильно вносить информацию в графу "Неподтверждённый объем" (Н/п объем):

1. Для ТБО, а также для типа контейнера "самосвал" - всегда м3

2. Для ВТР - всегда Т (тонны, не килограммы: 150 килограмм - это 0,150 тонны), кроме:

- Банановые коробки, картонные лотки, пластиковые поддоны - всегда в штуках.

3. Для вида контейнера "погрузчик" - в объемах указывается "0", в примечании указывается количество отработанных часов.

Мониторинг

Вкладка "Лимиты"

Во вкладке "Лимиты" осуществляется контроль за лимитами вывозов и статусом заявок.

У некоторых из наших объектов установлены лимиты на вывоз отходов в месяц. При приёме заявки (особенно во второй половине месяца) диспетчер обязательно проверяем, не превысил ли заказчик свои лимиты на текущий месяц. Если лимит приближается к нулю, необходимо сообщить об этом заказчику и менеджеру коммерческого отдела, который занимается этим заказчиком. Принимать заявки, превышающие лимит, можно только после того, как менеджер согласует с заказчиком вывоз сверх лимита.

В разделе «Установка лимитов» ответственный может увеличить, либо уменьшить лимиты по конкретному объекту.

Распределение заявок

Вкладка «Маршруты» позволяет создавать и редактировать маршруты водителей.

Выбираем дату рейса, на которую хотим запланировать маршрут.

Добавляем водителя, на которого будем назначать заявки, в верхнем поле.

В поле «Неназначенные заявки» находим заявку, которую хотим назначить на водителя и нажимаем «Назначить». Заявка попадает в поле «Маршрут водителя». Когда она туда попала, необходимо выбрать место размещения, где водитель будет разгружаться. Нажимаем «Добавить точку», выбираем в появившемся окне вид отхода «пункт назначения», где он будет разгружен, время, когда планируется прибытие в «пункт назначения». Ниже заявки в «Маршруте водителя» появляется место размещения.

Если заявка ошибочно назначена, ее можно снять с водителя, нажав кнопку «Удалить».

Ввод объемов

Во вкладке «Объемы» отображаются все выполненные заявки (заявки, по которым стоит «отметка о прибытии»). При постановке «отметки о прибытии» диспетчер вводит «неподтвержденный объем» (со слов перевозчика).

Далее, в зависимости от вида отходов, оператор (по «отходам») или менеджер ВТР (по «вторсырью») вводит «объем по сверке» и «объем по талону» (формулировка «по талону» подразумевает объем по оригиналу одного из принятых первичных документов – талону, акту, накладной и т.д.).

Для этого в левой верхней части ответственный вводит данные в ячейки «объем по сверке», «объем по талону», № документа, примечание (если необходимо) и нажимает кнопку «внести изменения».

Объемы вводятся один раз, исправить их нельзя.

Вложение и передача документов

Также во вкладке «Объемы» осуществляется вложение сканов документов и их «движение».

Выбрав строчку нужной заявки и нажав кнопки «+ вложение», можно прикрепить к выбранной ходке соответствующий ей скан документа. По нажатию кнопки «просмотр» можно открыть, просмотреть, удалить вложенное изображение.

Ответственный за получение или приёмку конкретного документа выбирается при нажатии кнопки «передать талон» (во всплывающем окне выбирается дата передачи и ответственный «владелец»).

После того, как документ «передан» владельцу, он может либо «принять талон», нажав соответствующую кнопку, либо «передать талон» обратно, обязательно указав причину возврата из выпадающего списка.

Переработка отходов

Если местом размещения для ходки указывается собственная «База», значит, вывезенные отходы или вторсырье временно привезутся на базу. После этого у них есть три пути:

1. Если, например, отходы были привезены временно из-за закрытия полигона, а на следующий день в этом же виде отвезены, то во вкладке «Переработка» выбирается функция «отправить», и программа автоматически создает заявку с привезенным видом отхода или вторсырья с начальным пунктом «База». После прохождения этой заявки, она автоматически «склеивается» с первоначальной заявкой на вывоз этого отхода или вторсырья с объекта заказчика на «Базу».

2. Если отходы или вторсырье используются для собственных целей или утилизируются на «Базе», выбирается функция «Утилизировать», в результате чего заявка становится выполненной и окончательным местом размещения остается «База».

3. Если отходы или вторсырье на «Базе» сортируются, либо перерабатываются, в результате чего из одних видов отходов или вторсырья получаются другие, выбирается функция «Переработать», указывается, что и сколько получилось из привезенного отхода или вторсырья. Переработанное вторсырье отображается в правой колонке «Переработанные отходы». При планировании вывоза этих отходов с «Базы» необходимо выбрать нужные виды отходов или вторсырья и нажать «Отправить». При этом формируется заявка с начальным пунктом «База».

Ввод договоров и просмотр условий

Во вкладке «Договора» вводятся заключенные договоры с контрагентами нескольких типов:

1. Заказчики – контрагенты, от которых мы вывозим отходы и вторсырье, иными словами – которым мы оказываем услуги по аренде техники, вывозу и утилизации.
2. Потребители – контрагенты, которые принимают наши отходы и вторсырье (полигоны для отходов, заготовители-переработчики вторсырья).

Сами договоры тоже могут быть нескольких типов:

1. Вывоз и размещение – договор, на основании которого мы вывозим и утилизируем отходы от заказчика

2. Купля-продажа – договор, на основании которого мы покупаем у контрагента вторсырье и продаем его заготовителю.

3. Аренда техники – договор, на основании которого мы сдаем в аренду технику

4. Экологическое сопровождение – договор, на основании которого мы оказываем услуги по разработке экологической документации

И другие

Теоретически (и практически) один и тот же контрагент может быть и заказчиком, и потребителем, и продавцом вторсырья, и покупателем вторсырья и т.п.

Введенные данные об объектах заказчика (места вывоза отходов и вторсырья) и объектах заготовителей (площадки размещения отходов или вторсырья) в действующие договоры отображаются при вводе заявки. Т.е. можно ввести заявку на конкретный объект и вид отходов только в случае, если существует действующий договор на этот объект и на этот вид отходов.

Условия введенного договора можно просмотреть через вкладку «Контрагенты».

Вкладка «Все заявки»

В разделе "Все заявки" отображаются все заявки, вне зависимости от их статуса (выполнена, не выполнена, отменена, удалена, не назначена и т.д.).

С помощью так называемых «подтаблиц» можно увидеть «маршрут», по которому выполнялась заявка (необходимо выбрать подтаблицу «маршрут» и нажать «+» возле кода интересующей заявки.

Выбрав подтаблицу «талоны» можно увидеть историю передачи и возврата талона.

Здесь также можно просмотреть историю ввода данных по заявке, выбрав интересующую ходку и нажав кнопку «История».

Ввод справочников

В основном справочники (контрагентов, объектов…) вводятся при непосредственном вводе договоров, но некоторые справочники необходимо вводить отдельно, например, справочник водителей, видов отходов, машин:

Отчётность

Отчётность в базе данных реализована вкладками «Вывоз» и «Размещение.

Во вкладке «Вывоз» можно увидеть сводную информацию о количестве вывезенных отходов и вторсырья за выбранный период времени.

Во вкладке «Размещение» отображается сводная информация о количестве размещенных отходов и вторсырья по потребителям за период времени.

Скопирую сюда текст из одного из файлов техзадания к базе данных. "Документы", используемые в работе:

Карточка контрагента – при появлении контрагента составляется Карточка, в которую вносятся параметры работы с контрагентом (какие виды отходов или вторсырья он хочет вывозить или потреблять, какие для этого требуются контейнеры и другое оборудование и т.д.). На основании базовых расценок в Карточке автоматически формируется бюджет для этого контрагента. Если бюджет «плюсовой», принимается решение работать с этим контрагентом и ему составляется коммерческое предложение.

Договор – на основании Карточки, если с контрагентом достигнута договорённость, составляется договор, в котором прописываются общие условия работы, а к договору заключаются дополнительные соглашение, в которых уже конкретика.

Контрагенты бывают нескольких типов (соответственно, и Договоры подразделяются на эти типы):

- Заказчики – контрагенты, которые заказывают у нас услуги по перевозке.

- Потребители – контрагенты, которые принимают у нас отходы.

- Продавцы – контрагенты, которые продают нам вторсырье (обычно заказчики являются и продавцами)

- Покупатели – контрагенты, которые покупают у нас вторсырье

- Перевозчики – обычно частники-водители со своим транспортом, которым мы отдаем часть заявок на перевозку.

В допсоглашениях к договорам прописывается конкретика условий:

- объекты (точки, площадки) – места, откуда мы вывозим отходы или вторсырье (у заказчиков или продавцов), а также места, куда мы вывозим отходы или вторсырье (у потребителей или покупателей. У одного контрагента может быть много объектов, точек, площадок. Бывает и так, что контрагент может являться для нас одновременно и покупателем, и продавцом, и перевозчиком (если, например, покупает у нас вторсырье и сам его вывозит – это покупатель-перевозчик, с ним заключены соответствующие договоры).

- виды отходов и вторсырья, которые мы будем вывозить/привозить из/в объект.

- цены, соответственно.

Заявка – на основании введенных договоров можно ввести заявку на вывоз отходов/вторсырья. В заявке указывается желаемая заказчиком дата вывоза, время, объект, вид отходов, тип контейнера, количество отходов/контейнеров, примечания.

Рейс – автомобиль + водитель + маршрут из заявок на вывоз. При распределении принятых заявок создаются рейсы: выбирается машина, которая будет работать, дата и время её работы, указывается водитель, который будет на ней работать и прикрепляются заявки, которые он будет выполнять. Распределение происходит на данный момент вручную, с учетом указанных заказчиком даты и времени вывоза, технических особенностей автомобилей (не все одинаковые). К каждой заявке определяется вручную место размещения, куда будут вывезены отходы или вторсырье по заявке. Если это отходы, то выбирается подходящая свалка, если вторсырье –подходящая площадка приёма этого вторсырья. Здесь тоже комплекс параметров, по которым определяется, куда повезем (в зависимости от того, что это конкретно за отходы или вторсырье, есть ли у нас талоны-пропуска на соответствующую свалку, есть ли в плане поставки указание о сдаче данного вторсырья конкретному покупателю).

Отметка о прибытии – по мере выполнения заявки проставляется отметка о её выполнении в виде: время прибытия/убытия, количество забранных и выгруженных отходов/вторсырья (со слов водителя, так называемый «неподтверждённый объем»), номер поставленного и номер забранного контейнеров. Вручную на данный момент.

Сверка – на данном этапе происходит сверка по объемам вывезенных и поставленных отходов/вторсырья и проставляется уже сверенный объем («объем по сверке»).

Талон – подтверждающий документ по каждой осуществленной ходке, в котором указан объект, дата, время, количество поставленных или забранных отходов или вторсырья, в котором стоит оригинал подписей и печатей принимающей-сдающей сторон. Объем, указанный в талоне – самый верный («подтверждённый объем»). Скан талона прикрепляется к соответствующей ходке, из него проставляется «подтверждённый объем», происходит «передача документа» конечному сотруднику для выставления счетов. «Передачей» называется смена «владельца» документа в базе (т.е. не физически, а именно виртуальное владение, назначение того, кто проверяет документ и закрывает ходку. После передачи документа конечный ответственный его проверяет и «принимает», если все верно. Если не все верно, «передает» обратно на исправление или доработку.

После того, как все ходки закрыты (по цепочке: заявка-маршрут-отметка о прибытии-сверка-передача талона-приёмка талона), 1 раз в месяц выставляются закрывающие документы на оказанный объем услуг.

Я пока не могу создавать заявки и маршруты из-за возникающих ошибок сохранения, так что не могу проверить, но вроде не реализован пока механизм ввода объемов выполненных работ...

Рассказываю. У нас фигурируют три вида "объемов":

- Неподтвержденный объем. Это количество груза, фактически вывезенного с объекта СО СЛОВ водителя, подрядчика, наёмника и тп. Диспетчер созванивается с исполнителем в процессе выполнения заявки и уточняет у него, сколько чего он вывез. Полученные данные диспетчер вводит в графу "Неподтвержденный объем" (кстати, ввод этих данных по сути переводит заявку в статус "Выполнена"). Это самый неточный, не проверенный объем, так как, сами понимаете, начиная от плохой связи, заканчивая враньем наёмного водителя, эти данные могут быть искажены.

- Объем по сверке. Это количества груза, подтвержденное неким черновым документом. Например, вечером, по приезду на АТП нашего водителя, диспетчер получает скан (или хотя бы словесную диктовку) его маршрутного листа. Что касается, наёмных водителей и самовывоза, там сверка происходит раз в неделю старшим диспетчером и менеджером ВТР (менеджер по учету вторсырья) по такому же принципу (скан маршрутного листа или диктовка). Из этого чернового документа диспетчер/ старший диспетчер/менеджер ВТР (в зависимости от вида отходов и транспортной компании) переносит данные в раздел "Объем по сверке". Это уже более проверенный объем, обычно он служит основанием для начала выставления документов заказчикам и подрядчикам.

- Подтвержденный объем. Это количество груза, подтвержденное уже оригиналом документа, подписанного с заказчиком/подрядчиком (тот самый талон, либо акт). По собственному транспорту и наёмному его вносит оператор, на основании оригиналов талонов/актов, которые к ней поступают. По вторсырью его вносит менеджер ВТР на основании оригиналов актов. При внесении данных оператор прикладывает сканы талонов к заявкам в базе. Менеджеры КО (как я уже описывала в вопросе про справочники) проверяют эти талоны и "принимают" их, если они верно оформлены. Подтвержденный объем - это окончательный, самый точный и принятый обеими сторонами (заказчик-подрядчик) объем, который служит для корректировки или выставления документов и оплаты услуг.

У нас эти объемы вводятся в том самом разделе "Объемы" просто в открытые графы. Диспетчеру, например, доступны графы по собственному транспорту (только неподтвержденный объем), старшему диспетчеру - графы объем по сверке по наёмному транспорту, менеджеру ВТР - графы, касающиеся вторсырья. Но о правах доступа, я думаю, стоит говорить уже позднее...

В разделе "Талоны" первое, что бросается в глаза - невозможность идентифицировать сразу заявку, к которой нужно прикрепить талон.

Ситуация: понедельник, оператор пришли на работу, перед ней талоны за пятницу, субботу и воскресенье, плюс вернувшиеся с оформления за истекшие три недели (в общей сложности штук 300 талонов). Она их сканирует и должна мгновенно увидеть в базе заявку, к которой следует прикрепить талон.

В Аксессе есть таблица "Все заявки", где отображаются все заявки с максимально возможным набором полей (все-все существующие поля, каждый пользователь может настроить их отображение, а также нужные фильтры). И прямо в этой таблице есть кнопка возле каждой заявки ("скрепочка", как в почте), нажав на которую оператор попадает в окно прикрепления к этой заявке файлов.

Это довольно удобно. В этой же таблице можно (в зависимости, от прав пользователя и условий ввода/изменения данных, конечно) редактировать нужные поля.

В общем, в основном, почти все сотрудники работают как раз с этой таблицей. У меня сейчас нет возможности скриншота, но я постараюсь выслать, как появится. Или сами загляните в Аксесс.

Извиняюсь, что так "на пальцах" объясняю, пытаюсь быть однозначно трактуемой.

Пытаюсь удалить созданные маршруты, чтобы создать новые с нуля с имеющимися заявками, некоторые записи не удаляются, пишет "Удаляемая запись не найдена", при этом в списке маршрутов она есть

В Аксесс у нас при составлении маршрута доступны к выбору только те заявки, которые еще не назначены ни на одного водителя. Здесь, получается, можно одну и ту же заявку попытаться назначить на двух водителей. Хотелось бы этого избежать, хотя бы статусами (вообще, статусы должны меняться автоматически, а не вручную - например, "Не назначена", "Назначена").